¿Qué es el organigrama de una empresa y para qué sirve?

Quizás has llegado hasta aquí porque te has planteado las siguientes interrogantes: ¿Qué es el organigrama de una empresa?, ¿Qué elementos se deben considerar?

Aún existen empresas que creen no necesitarlo. Pues bien, el organigrama se debe gestionar desde la creación de estas, e incluirse en el plan de negocio y deberá ser rediseñado, ya que es una herramienta viva, que va cambiando y evolucionando continuamente.

Puede que administrar una empresa sea considerada una tarea complicada y nada fácil, ya que para llevarlo a cabo se debe tener una visión de 360° grados de todo el negocio, contar con un buen equipo de trabajo y saber delegar responsabilidades.

Toda empresa tiene como meta alcanzar la máxima eficiencia en todos sus aspectos: productividad, costos, rentabilidad, recursos humanos, etc. Por lo que, saber administrar es muy importante y no tiene por qué ser una tarea complicada. Sin embargo, se torna así cuando los directivos (empresarios, administradores o gerentes) no estructuran bien la organización, es ahí cuando se generan diversas confusiones y problemas internos los cuales no aportan nada para mejorar la productividad de la empresa, generando pérdida de tiempo y dinero.

Ahora bien, si deseas saber en qué consiste el organigrama de una empresa y porque es una estructura base y fundamental para el correcto funcionamiento de una organización, por este medio despejaremos esas interrogantes.

¿Qué es el organigrama de una empresa?

El organigrama empresarial es un esquema organizacional que representa gráficamente y de forma simplificada la estructura interna de una empresa. Muestra las áreas que la integran, líneas de autoridad, relaciones de personal, y las líneas de comunicación que los une.

Cabe enfatizar que, para el departamento de Recursos Humanos es especialmente útil ya que permite visualizar de manera clara y rápida la jerarquía de la entidad por equipos, roles y departamentos, en función de quién reporta a cada persona o quién está al cargo de cada equipo o empleado.

Ilustrar estos aspectos del negocio ayuda a los empleados a mejorar la comunicación interna, saber con quién llevarla a cabo y, en definitiva, tener más información acerca de la empresa, compañeros de trabajo, superiores, subordinados, etc. Y no servirá solo a estos; también a los clientes, colaboradores y proveedores, para saber quiénes son los responsables de cada área y ahorrar tiempo contactando a personas inadecuadas.

Antes de centrarnos en los beneficios, se detallará los elementos que se incluyen para tener una mejor idea de lo que se ilustra en un organigrama, debido a que no todos los elementos de un organigrama son obligatorios, ya que cada uno tiene que adaptarse a la estructura y necesidades de las distintas empresas, y reflejar los cargos de la mejor manera posible.

Elementos de un organigrama empresarial

Dependiendo al tipo de organigrama empresarial que se vaya a crear se tendrá un contenido diferente.

Cumbre estratégica o ápice estratégico

Hace referencia a la alta dirección de la empresa. Se trata de la unidad empresarial de alto rango donde se toman decisiones que más afectan a la empresa y a su imagen, a su vez son quienes más procesos necesitan aprobar, más control de los demás departamentos tendrán y más tareas delegarán a sus subordinados.

Línea media

Se refiere a los mandos intermedios de la empresa que hacen de puente entre los altos directivos y los trabajadores, los cuales están a cargo de llevar a cabo acciones que afectarán directamente a la empresa. Por este motivo, la comunicación para este grupo de empleados es crucial, y el organigrama es su mejor aliado.

Así mismo, dependiendo del tamaño de la compañía el número de unidades se incrementará considerablemente. En este mando se encuentran los cargos de dirección que están entre la presidencia y los trabajadores, como directores de todas las áreas, jefes de fábrica u oficina, encargados de delegaciones o gerentes.

Núcleo de operaciones

En el rango de operaciones se encuentran los trabajadores o empleados que hacen posible la producción del bien o servicio que comercializa el negocio. En esta unidad empresarial encontramos a los operarios de maquinaria, montadores, vendedores o transportistas. Estos empleados son los que pasan más tiempo desarrollando acciones concretas que han sido, en su mayor parte, decididas por el ápice estratégico o, como mínimo, aprobadas por este.

Staff de apoyo

El grupo de apoyo se trata de trabajadores de la empresa que no desempeñan funciones de producción. En muchas ocasiones estos trabajadores no forman parte completamente de la empresa, sino que se subcontrata. Sea como sea, su función es apoyar a los trabajadores que desarrollan una actividad concreta para que el rendimiento final sea mejor, como desarrollar funciones administrativas, de recursos humanos o investigación.

Por consiguiente, un organigrama no solo consiste en plasmarlo, sino también saber para qué sirve y que beneficios brinda a la organización. A continuación, más detalles sobre el tema.

¿Para qué sirve el organigrama?

Un organigrama permite a las empresas, entidades, compañías, analizar de manera ordenada todas y cada una de las estructuras de la organización representada, desempeñando una función muy importante dentro del departamento de Recursos Humanos.

Además, permite conocer información esencial del funcionamiento de la empresa para coordinar distintos aspectos del negocio y proyectos que se quieran llevar a cabo. De hecho, es un buen indicador de crecimiento en una empresa, y está mejor dimensionado si se cuenta con una herramienta imprescindible como el organigrama.

Un organigrama sirve para:

Tener un rumbo claro: Ayuda a definir los objetivos generales y concretos en cada departamento, y hacer un seguimiento de cómo estos se están llevando a cabo.
Detectar fallos en la estructura organizacional: Ayuda a optimizar la gestión de recursos humanos pues permite detectar la duplicidad de roles, tareas, y aquellas funciones importantes dentro de la organización que han sido descuidadas y como consecuencia afecte la productividad.
Distribuir mejor la autoridad: Ayuda a detectar problemas en la unidad de mando que afecten la comunicación y la competitividad. Puede reflejar, por ejemplo, desequilibrios en el sistema de control o una falta de claridad en el tipo de autoridad.
Actualizar el sistema de personal: Refleja la estructura organizativa, pero también sirve para realizar actualizaciones que faciliten el flujo de información y mejoren la eficiencia empresarial. En otras palabras, es un elemento básico para realizar estudios de descripción y análisis de cargos, planes de administración de salarios y en sentido general proyectar, implementar y controlar sistemas de personal.
Comunicar la estructura interna: Indica a los empleados su posición en la empresa, su interrelación con otros puestos y las posibilidades de ascender en la cadena de mando.

Toda organización sea grande, mediana o pequeña necesita de una estructura orgánica ya que esta, es significado de orden, eficacia y eficiencia.

¿Qué tipos de organigramas empresariales existen?

Existe gran variedad de tipos de organigramas y, de hecho, en cuanto a diseño no tienen límite, siempre que sea la mejor manera de reflejar la información que contienen. A continuación, se mostrará que tipos de organigramas hay según distintos parámetros.

1. Según su naturaleza

Micro administrativos: Se usa para representar una sola empresa, ya sea de manera global o según áreas que la conforman.
Macro administrativos: Se usa para plasmar información de diferentes empresas, negocios o instituciones por lo que, debido a su complejidad, representa las unidades empresariales de manera simplificada.
Meso administrativos: Se usa para representar a las empresas de un mismo sector o rama específica, y para medir el volumen de actividad de cierto ámbito o regularizar un sector.

2. Según la representación gráfica

Verticales: Representan las unidades ramificadas que conforman una empresa, de manera piramidal, desde los niveles superiores hasta los inferiores.

Horizontales: Despliegan las unidades de izquierda a derecha, con niveles jerárquicos ordenados por columnas, representando las relaciones entre las unidades con líneas horizontales.

Mixtos: Combinan la representación vertical y horizontal para reproducir con mayor fidelidad la estructura empresarial, siendo útil para las organizaciones que tienen muchas unidades en su base.

De bloque: Reflejan las unidades que se encuentran en los últimos niveles jerárquicos. Es decir, es una variante del organigrama vertical, pero incluye más unidades en un espacio más reducido.
Circulares: En este tipo de organigrama la unidad de mayor jerarquía se coloca en el centro de una serie de círculos concéntricos, cada uno de los cuales representa un nivel de autoridad que decrece hacia los extremos, por lo que las unidades de idéntica jerarquía se ubican dentro de un mismo círculo.

Nota: Organigrama De bloque y Organigrama Circular

3. Según su ámbito

Generales: Es el tipo de organigrama que información de la empresa solo hasta un determinado nivel jerárquico, generalmente a nivel de departamento, según sus características y magnitud.
Específicos: Es el tipo de organigrama que recoge información más detallada sobre la estructura específica de una determinada área.

4. Según su finalidad

Informativo: Estos organigramas incluyen las partes principales de la estructura empresarial, pero están dirigidos a personas no especializadas ajenas a la empresa.
Analítico: Este tipo de organigrama incluye aspectos específicos del comportamiento y la actividad empresarial pues está dirigido a profesionales familiarizados con la organización. Donde muestran datos mucho más detallados y específicos de la organización. Tienen una finalidad analítica que puede ayudar a detectar fugas de presupuesto, distribución, relaciones entre departamentos, etc.

5. Según su contenido

Integrales: Representan todas las unidades administrativas de una empresa, así como sus relaciones jerárquicas y dependencia.
Funcionales: Incluyen las principales funciones que realizan los diferentes departamentos, representando además las unidades y sus interrelaciones.
De puestos, plazas y unidades: Esta clase de organigrama se centra en puestos existentes o necesarios para cada unidad de la empresa.

En síntesis…

El organigrama de una empresa no tiene por qué ser complejo, cuanto más sencillo, corto y visual sea es mejor. El objetivo fundamental de un organigrama es mostrar la estructura y los pilares de una compañía. Aparte de que no existe un único modelo de organigrama sino muchos y, por supuesto, siempre personalizados y adaptados al tamaño y complejidad de cada entidad.

Algo más…

Elementos gráficos de un organigrama

Además del contenido del organigrama también es importante identificar elementos de diseño. Entre ellos tenemos:

Líneas de trazo continuo: Representan la autoridad formal.
Líneas de trazo discontinuo: Muestran la autoridad funcional.
Líneas verticales: Reflejan la cadena de mando de la empresa.
Líneas horizontales: Informan de la amplitud del tramo de control y la conexión que hay entre los diferentes departamentos o áreas.
Rectángulos: Representan los departamentos, perfiles o cargos.